Uniformiser les méthodes de travail en agence de voyage peut être fastidieux. Pourtant, c’est une étape nécessaire au développement de l’activité. Lorsque tous les membres de votre agence ont standardisé leur manière de travailler, ils travaillent plus efficacement, les échanges sont simplifiés et les erreurs sont moins fréquentes.
Optimiser l’organisation de son agence est en réalité plus facile qu’il n’y paraît. Dans cet article, vous découvrirez différentes méthodes vous permettant d’optimiser le travail de vos collaborateurs ainsi que les échanges avec vos partenaires.
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Coordonner les équipes en interne
La cohésion entre vos collaborateurs est primordiale, les agents de voyage doivent rapidement savoir quelles demandes de voyages leur sont attribuées ainsi que la progression de ces dernières. Chaque conseiller peut ainsi organiser ses tâches quotidiennes et la prise en charge des demandes est répartie convenablement en prenant en compte la charge de travail de chacun. La communication entre les équipes se doit d’être simplifiée pour accompagner cette standardisation.
D’autre part, il est primordial de posséder une base de données rassemblant le contenu utilisé dans la création des présentations de voyage. En tant que conseiller, créer des présentations de voyage est la partie du travail la plus chronophage mais pourtant nécessaire à la transformation d’une demande de voyage en réservation. Le taux moyen de transformation dans le domaine du tourisme étant de 22 %(Source : Résaconseil), il est nécessaire de réduire le temps consacré à cette tâche pour réduire le coût d’acquisition voyageur. En regroupant le contenu dans une base de données commune, les conseillers de voyages peuvent se partager rapidement les données et les informations et ainsi devenir plus efficace dans la relation avec les voyageurs.
La création des présentations de voyages doit être uniformisée. Ces présentations ont pour premier objectif d’assurer le voyageur qu’il veut voyager avec vous, le rendu se doit donc d’être professionnel, il s’agit du document qui l’encouragera à préférer votre agence plutôt que celle de vos concurrents. Cette présentation doit également refléter votre image de marque. Il est important de standardiser sa création, chaque agent de voyage doit respecter la charte graphique ainsi que la charte éditoriale.
Simplifier les échanges avec vos partenaires
La coordination des équipes est une part importante de l’optimisation des méthodes de travail, mais il est également nécessaire d’optimiser les relations avec les partenaires commerciaux pour gagner en efficacité. De nombreuses solutions peuvent être mises en place pour simplifier les processus nécessaires à la collaboration avec vos partenaires tout en respectant la confidentialité de chacun. Par exemple, les échanges entre tours opérateurs et agences de voyages peuvent parfois être délicats lorsque les deux acteurs évoluent avec des processus et des plateformes différents. Fluidifier ces échanges réduit les frictions et permet d’améliorer sa productivité.
Le logiciel BeeTrip est destiné aux professionnels du tourisme, il permet d’uniformiser le travail de vos équipes ainsi que les échanges avec vos partenaires, avec le BeeTrip Link, partagez vos documents avec vos partenaires en un clic. Découvrez BeeTrip gratuitement.
