La présentation du devis de voyage à un client potentiel est une étape importante du processus de vente de votre agence. Il est important que celui-ci soit convaincant pour accroitre le nombre de devis que vous transformez en réservation (taux de transformation).
Cependant, c’est un travail chronophage qui peut rapidement devenir démotivant. Il devient nécessaire de gagner en efficacité pour ne pas être vite dépassé.
Comment créer rapidement des devis de voyage pour vos clients ?
Voici 4 conseils qu’il est recommandé d’appliquer pour que vous puissiez optimiser le temps consacré à l’édition de devis de voyage.
1- Adoptez le batching
Le batching, ou méthode des « lots », c’est une méthode de productivité très simple et très efficace qui atténue le stress et offre rapidement des résultats.
Lorsque vous débutez une nouvelle tâche, un temps de préparation nécessaire est toujours requis. Vous aurez certainement besoin de démarrer un logiciel spécifique, récupérer les outils nécessaires ou bien vous préparer psychologiquement à l’exécution de cette tâche. De nombreuses études ont prouvé que nous avons besoin de 15 minutes minimum pour être pleinement concentrés sur une tâche.
Le batching consiste simplement à regrouper les tâches semblables pour obtenir une concentration optimale. C’est tout simplement l’inverse du multitasking. L’exemple le plus concret concerne le traitement des emails. Plutôt que de consulter ses emails plusieurs fois par jour, planifier une plage horaire durant laquelle vous répondrez à tous vos emails de la journée vous rendra plus rapide et plus efficace.
De même, vous pouvez planifier une plage horaire dédiée à la réalisation de devis de voyage. Pour aller plus loin, vous pouvez même regrouper les différentes tâches relatives à la création. Par exemple, plutôt que de procéder étapes par étapes, débutez par rédiger l’ensemble du texte, puis insérez toutes les photos d’illustration du document ou complétez toutes les informations tarifaires. Cela vous rendra plus efficace et vous forcera à terminer une tâche avant d’en débuter une nouvelle. Vous remarquerez réellement l’avancement de vos efforts et vous ne vous disperserez pas.
Cette méthode requiert un minimum d’organisation et nécessite de réduire toutes sources de distraction. Cependant elle garantit rapidement un maximum de résultats.
2- Privilégiez l'efficacité à la perfection
Dans le domaine très concurrentiel du tourisme, la réactivité est un facteur de succès important. Celle-ci est une preuve de votre professionnalisme. Lorsqu’un client met en concurrence plusieurs agences, la réactivité joue en votre faveur.
Pour être réactif, il faut être efficace et éviter de s’attarder sur les détails superflus qui consomment beaucoup de votre temps et ont peu de valeur ajoutée.
le mieux est l'ennemi du bien
En utilisant les méthodes et outils adéquats, vous pouvez rapidement créer des devis de voyage efficaces et qui convertissent vos prospects en voyageurs :
- Rédiger le contenu : Ecrivez votre premier brouillon sans vous arrêter, le texte n’est pas parfait ? Aucun problème, vous êtes le seul lecteur et pourrez le retravailler plus tard. Ce procédé vous permettra en une ou deux relecture(s) de rédiger un contenu intéressant à lire qui saura convaincre le voyageur.
- Sélectionner des photos de qualité : Plus besoin de chercher pendant des heures ou de casser la tirelire, des nombreux sites web proposent des photos libres de droit gratuites qui vont sublimer vos devis. Les plus connus : Unsplash, Pexels, Picjumbo, Pixabay ou StockSnap.
- Créer votre itinéraire : Les meilleurs outils pour créer votre itinéraire sont Googlemymaps et Travellerspoint. Ils vous permettent de créer visuellement votre trajet sur une carte.
Grâce à cela, vous obtiendrez un résultat efficace tout en gagnant un précieux temps.
3- Préparez votre contenu à l'avance
Vous arrive-t-il régulièrement de devoir renseigner les mêmes informations sur plusieurs devis de voyage ? Passez vous du temps à optimiser la mise en page ? Et si vous pouviez tout préparer en amont pour réduire votre temps de création ?
En effet, si vous préparez à l’avance du contenu que vous utilisez régulièrement, vous pourrez rapidement compléter votre devis de voyage. Créer un document Word sur lequel vous intégrez à l’avance tout le contenu dont vous avez besoin vous permettra ensuite de récupérer en temps voulu les informations nécessaires et ainsi créer plus facilement votre devis. Par exemple une étape sauvegardée sur cette base de données Word pourra, en quelques clics, être copiée puis collée sur votre devis.
En organisant rigoureusement votre base de données Word, vous pourrez retrouver les contenus dont vous avez besoin et constituer un devis efficacement. Cette méthode maximise votre temps, votre productivité et limite les erreurs de rédaction. Cependant, pour une gestion optimale et automatisée de votre contenu et une productivité encore plus accrue, il est recommandé d’utiliser un logiciel dédié à cette tâche. Ce qui nous mène à la partie suivante.
4- Utilisez un logiciel dédié à la création de devis de voyage
Il existe sur le marché plusieurs logiciels simplifiant grandement l’édition de devis de voyages. De tels logiciels regroupent les fonctionnalités nécessaires à la gestion de votre agence. En supplément des fonctionnalités d’édition, vous pouvez alimenter votre base de données, organiser le suivi de vos demandes de voyage, assurer le suivi de la relation client, optimiser votre processus de vente et assurer la gestion de votre équipe. C’est une réelle plateforme collaborative pour tous les membres de votre agence.
Lorsque le nombre de demandes de voyage augmente, il devient plus difficile de pouvoir y répondre tout en effectuant toutes les opérations nécessaires au bon fonctionnement de votre agence. Adopter une telle plateforme est le meilleur moyen d’accompagner votre développement.
Si vous travaillez encore avec Word et Excel, découvrez la plateforme BeeTrip pour optimiser l’édition de vos devis de voyage et la gestion de votre agence.
